人事檔案和社保轉(zhuǎn)移流程及注意事項

社保轉(zhuǎn)移要注意分清轉(zhuǎn)出、封存與終止的區(qū)別，轉(zhuǎn)出前先辦理招退工，及時辦理社保轉(zhuǎn)出手續(xù)，辦理***后一位職工轉(zhuǎn)出的注意事項。

李先生是本市一家咨詢公司職工，平時負責處理一些行政事務。今年7月28日，公司與另一職工顧小姐勞動合同到期，雙方未續(xù)簽合同且公司支付了顧小姐7月份的全月工資。由于公司規(guī)模較小，沒有設立人事部門，李先生被指派為顧小姐辦理有關社會保險關系轉(zhuǎn)移的手續(xù)。由于先前從未處理過相關事宜，對具體的操作流程一無所知，李先生前往區(qū)社保中心咨詢。社保中心工作人員接待了李先生，并告知他辦理社保關系轉(zhuǎn)移的四個注意事項。

注意一分清轉(zhuǎn)出、封存與終止的區(qū)別

李先生負責辦理的社會保險關系轉(zhuǎn)移的手續(xù)在社保業(yè)務上稱之為“轉(zhuǎn)出”。轉(zhuǎn)出是***常見的社保變更手續(xù)。簡而言之，轉(zhuǎn)出是指職工因各種原因離開用人單位后，由用人單位及時向參保所在地區(qū)(縣)社保經(jīng)辦機構申報，為其辦理在本單位停止繳納社會保險費的手續(xù)。

實際操作中，用人單位經(jīng)常會把轉(zhuǎn)出與封存、終止等概念混淆，而三者在內(nèi)涵、操作結(jié)果上都有很大的區(qū)別：

封存是用人單位為職工辦理暫時中止繳納社會保險費的手續(xù)，如職工被司法機關拘留、逮捕后的審查期間或失蹤期間，用人單位可按相關規(guī)定為其申報封存。而終止則是指因職工死亡或者出國定居，用人單位為其辦理個人養(yǎng)老保險帳戶終止的手續(xù)。

注意二轉(zhuǎn)出前先辦理招退工

由于社保關系的變更均以勞動關系的變動為依據(jù)，因此退工備案登記手續(xù)必須在社保關系轉(zhuǎn)移前辦理。也就是說，李先生辦理顧小姐的社保轉(zhuǎn)出前，應先至公司所在地的區(qū)(縣)職業(yè)介紹中心辦理她的退工備案登記手續(xù)。

注意三及時辦理社保轉(zhuǎn)出手續(xù)

《勞動合同法》第五十條明確規(guī)定，用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉(zhuǎn)移手續(xù)。

另外，《勞動合同法》第八十四條規(guī)定，勞動者依法解除或者終止勞動合同，用人單位扣押勞動者檔案或者其他物品的，由勞動行政部門責令限期退還勞動者本人，按每一名勞動者五百元以上二千元以下的標準處以罰款;給勞動者造成損害的，用人單位應當承擔賠償責任。

這是法律在勞動關系依法解除或者終止后對用人單位方的義務性規(guī)定和懲罰性措施，也是用人單位在實際操作中須謹慎處理的事項，主要表現(xiàn)為及時辦理離職職工的退工備案登記、檔案轉(zhuǎn)移和社保轉(zhuǎn)出等手續(xù)。

就辦理時間而言，根據(jù)《上海市人民政府關于修改〈上海市城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險辦法〉的決定》(1998年9月3日上海市人民政府第59號令發(fā)布)第十四條規(guī)定，在職人員應當繳納的養(yǎng)老保險費，由單位在其每月工資中代扣。由于公司已經(jīng)發(fā)放給了顧小姐7月的全月工資，因此公司也應為其代扣代繳該月的社會保險費。而作為單位經(jīng)辦人，李先生應在八月為顧小姐申報轉(zhuǎn)出。

注意四辦理***后一位職工轉(zhuǎn)出的注意事項

實際操作中還需特別注意的是，當用人單位辦理***后一位職工轉(zhuǎn)出時，應當繳清社會保險費及相應的殘疾人就業(yè)保障金和企業(yè)欠薪保障金。如果用人單位的營業(yè)執(zhí)照尚未注銷，且仍在有效期內(nèi)，暫時無人繳費，也無離退休人員賬戶的，用人單位應向社保中心提交單位社會保險登記暫停結(jié)算的申請，辦理暫時停止社會保險業(yè)務變更和結(jié)算的手續(xù)。

小貼士：辦理社保轉(zhuǎn)出需要攜帶的材料

1.企業(yè)需攜帶《上海市單位退工證明》(已辦退工備案手續(xù)的無需攜帶);

2.機關、事業(yè)單位需攜帶《商調(diào)函》、辭職批文或《上海市事業(yè)單位解除(終止)聘用關系證明》復印件。

以上材料復印件均需加蓋單位公章。

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公司變更后,原公司里面參保人員的社保費還是正常扣嗎？

公司變更形式很多，不管是公司性質(zhì)、產(chǎn)權關系還是法人代表變動，可能都會涉及工商登記變動。一般情況下，公司的社會統(tǒng)一登記信用代碼不變的話，原參保員工隸屬關系不變，則員工的社保費還是正常扣繳。

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